Съвременните ERP системи са важен стратегически ресурс за всяка бизнес организация при управлението на информация. Какви са обаче алтернативите за избор? Кое е правилното ERP решение за нашата логистика?
За избора на ERP системи и управлението а логистични дейности
Отделните подходи за избор на софтуерни продукти са изключително различни по своята същност и затова е необходимо всеки от тях да бъде разгледан в по-големи детайли.
Колкото и да са различни организациите по своята същност, са налице значителни сходства в потребностите им към информационните системи, използвани за целите на логистиката. Това дава възможност на част от софтуерните компании да предложат специализирани (тясно профилирани), универсални софтуерни продукти с по-широко приложение, както и различни видове хибридни форми. Това е валидно не само за ERP системите, но и за WMS, TMS, CRM, SRM, MES и др.
Използване на универсални продукти
Най-лесният начин за избор на софтуер за логистика от страна на организацията е да се прибегне към използване на напълно готови продукти. Този подход е валиден в частност и за избора на ERP системи. На пазара в България работят множество компании, които предлагат разнообразни решения. Съществуват готови и напълно функциониращи програми с достъпна цена. Най-често това е складов софтуер, който оптимизира дейностите по документооборота. Това е нещо фундаментално за базовата складова логистика. При избора на подобно решение клиентът единствено трябва да го закупи и инсталира. Към него се предлага множество и богата техническа документация, която подпомага неговото използване.
При избора на готови решения фирмата трябва да се „съобрази“ и да съгласува логистичната си дейност според възможностите на продукта. Казано по друг начин, е необходимо адаптиране на дейността на организацията към софтуерната система. Подобен вид софтуерни продукти са с обявена и точна цена за всяка функционалност, която се включва според желанията на клиента. Задължително е закупуването на основен модул, който се надгражда според потребностите. При съвременните ERP системи това също е валидно, като в повече случай решенията са в облак.
Софтуерът е готов, изпитан и напълно функциониращ. Критиците към този вид софтуер основно се аргументират с ограничените функции на програмите или за това, че не могат да бъдат правени допълнителни настройки. Въпреки това този вид решения в никакъв случай не трябва да бъдат подценявани, защото са реална алтернативи за надеждно и бързо решение в условията на ограничен бюджет. Разработен и наличен, софтуерът може да бъде проверен, тестван и да се прецени дали е подходящ още преди да бъде закупен.
Разработването на специализиран софтуер
Напълно противоположно решение на универсалния софтуер е разработването на изцяло специализиран софтуер според конкретния случай. Решението е тясно фокусирано върху определен проблем на клиента и е направено единствено за него. В този случай се наблюдава специфична ERP интеграция на процеси. В самия процес на работа, преди да бъде разработен конкретният софтуер, се провеждат редица срещи за изясняване и уточняване на бизнес процесите, които възложителят иска да бъдат обхванати в информационната система, необходимите технологии, разполагаем бюджет и пр. Много често се провежда и реинженеринг на бизнес процеси. Този вид решения са много трудни за бюджетиране, защото възможностите за реализация са прекалено много. Този подход започва да се среща все по-рядко, защото повечето софтуерни компании е насочват към разработването на платформи.
Адаптация и развитие на софтуерни продукти или платформи
За третата алтернатива за разработка на софтуер е характерно, че при нея се използват вече разработени софтуерни продукти или платформи и те се адаптират според конкретните нужди на възложителя. Решението е подходящо за целите на логистиката поради множество причини:
- По-ниски разходи, съпоставени с напълно специализираните решения. Няма да се налага разработване на софтуер от самото начало, а се надгражда вече съществуващ.
- Висока надеждност. Особено в случаите на използване на платформи, които са широко разпространени, евентуалните пробиви в сигурността или функционални проблеми са сравнително лесно и бързо отстранявани. Множеството ползватели бързо установяват наличието на проблем и подават сигнал за неговото разрешаване.
- Възможност за ползване на ноу-хау от други браншове. Колкото по-широко е използвана системата (платформата), толкова по-голяма е вероятността
да съществуват вече работещи и утвърдени практики, които да бъдат заимствани. - По-кратки срокове за разработване и внедряване.
- По-ниска зависимост от доставчика на софтуер. Когато даден продукт е разработен от определена компания за целите на друга, то тяхното партньорство не може да бъде лесно преустановено. Евентуалното настъпване на такъв момент довежда до оставяне на информационната система без поддръжка и тя спира да функционира. Доставчикът на софтуер притежава специфично ноу-хау за системата, което не е широко достъпно, и той става трудно заменим. При използването на системи, които са познати и на други компании, е възможно по-бързото намиране на друга компания, която да ги поддържа.
В този сегмент на софтуерни продукти възложителят има много по-голяма свобода за избор и действие. Използването на специализирана консултантска помощ не е задължителна, ако фирмата разполага с необходимия кадрови потенциал за идентифициране и описване на логистичните процеси, както и за последващото въвеждане в експлоатация.
Нещо за решенията с отворен код
Те са нещо много интересно и в последните години имат голямо развитие, особено при платформи за електронна търговия. По-голямата част от тях могат да бъдат изтеглени и инсталирани на собствен сървър или да бъдат ползвани сървърите на доставчика срещу допълнително заплащане за управление и поддръжка. При използването на платформи с отворен код съществуват и други предимства. Едно от тях е стремежът на техните разработчици, софтуерът лесно да си взаимодейства с други софтуерни продукти. По своя замисъл тези продукти се стремят към по-широко приложение и лесно интегриране с други подобни. Това е възможно чрез използване от страна на софтуера на бази данни, които са в широко и масово разпространени формати. Всеки два или няколко продукта, които поддържат едни и същи формати, могат да използват единна база данни. Това е ключът на връзката между тях, която се осъществява в реално време. Ето и примерна структура, която не изчерпва практиките.
Малко изводи за избора на ERP системи
Изборът на конкретна алтернатива за софтуер зависи от редица фактори. Особено важни са разходите за внедряване, връзката с доставчика, фокусирането върху проблема, както и необходимото време. Различните алтернативи и техните характеристики са показани на фигурата.
Както се вижда от фигурата, не съществува алтернатива, при която едновременно да са налице всички изгоди. Определено правилният избор е въпрос на познаване на дейността, солидно знание по логистика (повече за логистика и обучение) и вериги на доставки, технологични и финансови възможности и пр. В действителност факторите са повече, още повече, много повече… затова и темата може да бъде развита в бъдеще.
Полезно още по темата:
Gartner: Enterprise Resource Planning
Wikipedia: Enterprise resource planning
Investopedia: Enterprise Resource Planning (ERP): Meaning, Components, and Examples
