Реинженеринг на бизнес процеси и внедряване на промяната

Реинженеринг и какви са предизвикателствата, когато трябва да се въведе на практика в организацията? Нека поговорим за един често подценяван аспект…

 

Какво е реинженеринг на бизнес процеси?

Съгласно добре познатите разбирания – Процес е последователност от дейности за постигане на определена цел. Бизнес процесите са дейности, които формират специфична стойност за клиента. За веригите на доставки те са особено важни, защото по дефиниция веригата на доставките е съвкупност от организации и процеси. Неслучайно съвременните мениджъри имат две основни задачи: 1) въвеждане на процесите вътре в организацията, както и 2) интеграция на тези процеси с другите участници.

За връзката бизнес процеси и софтуер може да се говори много, но реално софтуер без процеси няма как да съществува в организацията. Интересно е какво е реинженеринг на бизнес процеси?

Реинженеринг не е българска дума, а чуждица със следната структура – инженеринг от engeneering, което има доста сложен характер според Cambridge dictionary, но по същество се свързва с изграждане на нещо ново. Думата “re” от английски се свързва с преоткриване, създаване на нещо отново. Или в логично заключение реинженеринг на бизнес процеси е създаване на нова организация и съдържание на бизнес процесите в организацията (възможно е да се обясни и много по-сложно, но за целите на поста е достатъчно). Възможно е да се използват и български думи като преправяне, преобразуване, промяна, видоизменяне и пр., но в практиката са рядкост.

 

Реинженеринг в логистиката и веригата на доставките

Стартирането на новата процесна организация или веригата на доставките не е лесна задача, която не се изчерпва единствено с желанието на мениджърите за иновация и промяна. Новата система както може да бъде приета от нейните ползватели и да заработи успешно, така може да бъде и отхвърлена. Освен това, веднъж въведена, е наложително да бъде усъвършенствана. По своята същност това е началото на безкраен процес на подобрение на дейността в организацията особено когато става дума за динамична дейност, каквато е логистичната. Колкото по-висока е сложността и неопределеността на средата, толкова необходимостта от еволюция е по-силна. Така се стига до затворен цикъл, водещ до системно усъвършенстване на процесите, като последователността:

  • Анализ на поведението на системата в двете измерения – дали отговаря на потребностите на организацията, както и на веригата на доставките.
  • Идентифициране на слабите места и формулиране на насоки за усъвършенстване.
  • Баланс с технологични, софтуерни и финансови възможности и пр. Особености на веригата на доставките.
  • Окончателно решение за вида на промяната и разработване на стратегия за нейното въвеждане.

 

Подобна последователност от стъпки не е нещо непознато, но в областта на логистиката има своите особености. Важно е да се обърне особено внимание на първите стъпки, а именно тези, свързани с анализа и насоките за подобряване. Сложността на въпроса произлиза от обвързаността на организацията с останалите във веригата на доставките, както и спецификите на обменяната #информация. Във всеки един момент анализите трябва да бъдат насочени както към вътрешната структура на организацията, така и към веригата на доставките.

 

Къде е проблемът?

Рано или късно настъпва моментът за въвеждане на промяната в действие. За съжаление, подобно на всяка друга инициатива за промяна в организацията тя може да бъде блокирана от страна на служителите. Особено ако тя е по-значителна и мащабна, възможностите за това са безкрайни. В теорията са обособени различни видове съпротива като:

  • Объркване – трудно осъзнаване, че промяната е факт.
  • Мигновена критика без запознаване със същността на промяната.
  • Съпротива – тотално отхвърляне на промяната.
  • Маскирано съгласие, което е временно, и се изчаква момент, в който да се отхвърли промяната.
  • Саботаж с цел унищожаване на новата система.
  • Формално приемане, без да се осъзнава в какво точно е съгласието.
  • Изчакване с надеждата, че промяната ще отмине.
  • Игнориране на системата.

 

С изброените видове не е възможно да се изчерпят всичките възможни варианти за съпротива, но са добър ориентир за това какво може да се очаква. За допълване на сложността на проблема е възможно да бъде показана кривата на промяната, която намира място в множество теоретични модели. Въпреки произхода ѝ, който не е свързан с фирменото управление, залегналите в нея идеи и принципи намират широко приложение в практиката.

 

През какви фази преминава внедряването на промяната?

Внедряването на промени, включително след Реинженеринг, се преминава през редица фази. Разбира се, те могат да варират според конкретната ситуация, но могат да бъдат обобщени, както е показано на фигурата – крива на промяната.

реинженеринг на бизнес процеси

Фаза 1Старт на промяната. В този момент служителите разбират, че промяната се реализира на практика. Въвеждат се нови правила на работа и се налага промяна на старите навици, вследствие на което ефективността на служителите намалява значително. Много от тях
не могат да си изпълняват задълженията по новия начин и възниква недоволство и съпротива. В този начален етап съществува и друг момент, а именно на мотивация. Съвсем нормално е друга част от персонала да бъде мотивирана от идеята за подобряване на дейността. Затова и в началото може да се забележи леко нарастване на продуктивността, преди да започне да намалява през следващата фаза.

Фаза 2Отчаяние. Ефектът от бавния старт на проекта вече се материализира, крайните срокове наближават, но успехът е далече. Дори и мениджърите, отговорни за проекта, се чувстват разколебани в действията си. Всичко, което те са планирали, смятат, че няма да се изпълни. Продажбите намаляват и в организацията се задействат всички възможни вътрешни механизми новата система да бъде спряна. Това е моментът, който е критичен за промяната. Именно тук разколебалите се мениджъри се отказват и организацията се връща към старото си състояние. Затова е необходимо в този етап да се прояви цялата необходима воля и да се доведе проектът докрай.

Фаза 3 – Възстановяване от промяната. Рано или късно, ако проектът по въвеждане е правилно планиран и реализиран на практика, резултатите се появяват. Новата система вече се утвърждава и функционира нормално. Вътрешните противоречия в организацията са преодолени и успехът е въпрос на време.

Фаза 4 – Подобрение на дейността. Ефектът е налице. Организацията функционира заедно с новата система. Проблемите вече не са масови, а са по-скоро отделни случаи и са по-рядко. Служителите са свикнали с новата система и я използват. Стремежът на ръководството е свързан не толкова с приемане на новата система от персонала, а по-скоро с нейното пълноценно използване.

 

Връзката между отделните фази и възможните проблеми също са посочени на фигурата. Проблемите от фази 1 и 2 са свързани с планирането на проекта. Ако се добави към тях и третата фаза, това са проблеми на управлението на проекта, а всички взети заедно могат да бъдат определени като проблеми на организационното управление.

 

Какво е решението?

В значителна степен проблемите, които са посочени, са по-скоро поведенчески и могат да бъдат избегнати или поне да бъдат намалени негативните от тях посредством провеждането на активно обучение на служителите в организацията и ползвателите на системата. Друга част от проблемите са свързани с доброто планиране на процеса. Неслучайно в блога сме писали на тема #внедряване на софтуер.

Ако се изправяте пред реинженеригн на бизнес процеси във Вашата #логистика и търсите помощ – можете да се обърнете към нас #logisticsxperts

 

По темата са използвани следните източници: Информационни системи и технологии в логистиката (2015)

Може също да ви е интересно

WMS интеграция с другите информационни системи в организацията

Правила за ефективна софтуерна WMS интеграция в организацията. За какво…

Стелажи и стелажни системи

Защо е необходим интегриран подход към техния избор за ефективния…

Интелигентни складове в бъдеще време – IoT, RFID, Big data…

В последните години Индустрия 4.0 започва да се проявява и…