Складов софтуер: избор между WMS и ERP?

Как да избера складов софтуер? Какви са разликите между WMS и ERP, вариант ли е да си купим складова програма с ниска цена?

Какви са видовете складов софтуер?

Складов софтуер е много широко понятие и в него се включват три големи групи софтуерни решения. За съжаление всяко от тях е много различно и не е много лесно да бъде направен правилен избор. Затова в този пост ще разкрием някой тайни, свързани с този процес за успешна складова логистика.

В теорията и практиката алтернативите за складов софтуер са:

• Системи от вида WMS (Warehouse Management System).
• Софтуер от вида ERP (Enterprise Resource Planning).
• По-малки и по-евтини софтуерни решения, често наричани складова програма.

Всички те имат тотално различни подходи за управление на складовите процеси. WMS се занимават с процесите вътре в склада, ERP обхващат всички звена във фирмата, а третите са често надграждащ модул на счетоводния софтуер.

Каква е разликата между видовете складов софтуер?

ERP софтуерът често е определян като софтуер за цялата фирма, защото обхващат маркетинг, логистика, финанси, човешки ресурси, производство и пр. (научи повече за ERP интеграция на процеси) Той се опитва да „накара“ всички да работят заедно и координирано. ERP системите отразяват приемането във и извеждането на дадени количества продукти от складовете, но не занимават с това какво се случва вътре в склада (научи повече за еволюция на ERP). Докато WMS се занимават пряко с това какво става вътре в склада – кой, какво, защо и как… във всеки един момент се знае точното местоположение на всяка една стокова единица.

За разлика от ERP, WMS системите обхващат в дълбочина управлението на склада. При тях се въвеждат понятия, като:

• складови локации – всяка физическа локация в склада получава уникален идентификационен номер, закодиран в определен уникален код;
• характеристика на складираните единици – размер, тежест, брой, слоеве на опаковката, кодове за автоматично идентифициране, чупливост, температурен режим, ABC класификация и др.;
• складово-манипулационни машини и техните характеристики – товароносимост, височина на повдигане, изисквания към операторите, достъп до определени складови зони и др.;
• персонал и неговите характеристики – кой служител какви операции може да изпълнява, какви машини може да управлява, на какви машини може да товари, работно време и пр.
• други.

WMS софтуерът „знае“ във всеки един момент точно какво се случва в склада и цели тотален контрол. Трябва да се отбележи, че WMS имат пряка връзка с ефективността на процесите. Така например за показателя „точно и правилно изпълнените поръчки в склада“ ясно проличават по-добрите резултати в практиката, при използване на WMS.

За този вид системи особено важни се оказват и основните видове технологии за автоматична идентификация – баркодове и радиочестотна идентификация (Radio-Frequency IDentification – RFID). Без тях приложението им е немислимо (научи повече за складова ефективност и IT). Тяхното приложение най-често гравитира около маркиране на:

• локации: палетоместа в стелажните системи, рампи, зони в склада и др.
• единици: палети, касетки, контейнери, боксове, отделни слоеве на опаковките и др.
• движещи се единици в склада: персонал, манипулационна и подемна техника, както и отделни нейни части и др.

Съответно четците могат да бъдат използвани както от служители, така и от складови машини, вкл. от отделни техни елементи.

Какъв софтуер да избера?

Съвсем естествено се появява въпросът за избора на коректно решение за складов софтуер. На пръв поглед WMS системите са много примамливо решение. Кой не би искал складът му да бъде под пълен контрол? В действителност обаче внедряването на WMS вместо ERP много често може да доведе и до тотално блокиране на дейността на склада и значително понижаване на неговата ефективност. Затова нека разгледаме алтернативите и възможностите за развитие във времето.

В редица микро и малки организации използването на бюджетни решения (за няколкостотин лева) за складови програми дава понякога приличен резултат. Срещу скромна сума пари се получава готов, завършен и изпитан продукт. За съжаление той е по-скоро в помощ на счетоводните процеси, а не на логистиката. В резултат се получава – ниска ефективност на склада в контекста на цялата фирмена дейност, висока степен на човешка намеса, високи разходи за обслужване на единица товарооборот и изоставане от конкурентите. Все пак в наши дни говорим за дигитална трансформация на логистиката и веригите на доставките и този подход трябва да се прилага само в краен случай. Колкото и да е изкушаващ финансово, това е компромисно решение. Затова и този подход според нас е много базов и начален.

Другите възможности са три: 1) преминаване към ERP; 2) преминаване към WMS; 3) комбинация между WMS и ERP.

1. Управлението на складови процеси през ERP е удачно за предприятия, които имат умерен товарооборот и сравнително малък склад (независимо колко е голяма фирмата, важен е мащабът на складовата дейност). Складовият персонал са едва няколко души и процесите се изпълняват експертно. Всеки служител може сам да решава как да изпълни различните задачи. Например при пикинг/комисиониране на поръчка той сам да реши как да обходи локациите и с каква техника.
2. Приложението на WMS се налага при големи складове, където е необходимо наистина тотално проследяване на всяка една задача. Например, когато товарооборотът е много голям, персоналът е многоброен, включително се работи и на смени и пр. В този случай служителите няма свобода да решават самостоятелно, а WMS системата назначава задачи. Например, служител А, да посети локация В, да вземе стока Z и да я занесе на рамка Р. В този случай се получава и известно забавяне на процеса. Колко по-лесно е прочетеш позицията в стоковата разписка и да преместиш стоката, както би се случило при ERP. Но, когато дейността е с голям мащаб, алтернативите не са толкова много.
3. Третият вариант е особено интересен, защото интегрира най-доброто от WMS и от ERP. Така се получава силна обвързаност на склада с останалите функционални звена в организацията, като същевременно складовите процеси са под пълен контрол. Не на последно място е възможно да се мисли и за интеграция с другите организации във веригата на доставките, благодарение на ERP системата. Ако тя е от съвременен вид, разбира се. Този подход е удачен за фирми, които осъзнават предимствата на двата вида софтуер и търсят по-висока ефективност.

Къде е тайната в избора на складов софтуер?

Необходимо е изборът на едно или друго решение да бъде прагматичен. Това означава, че разходите за софтуер трябва да са много премерени и много ясно да бъдат определени очакваните резултати. Все пак тези цената за внедряване на ERP или WMS e значителна и за съжаление не се изчерпва само с закупуването на лицензи. Скритите разходи са многобройни, а и процесът на внедряване на софтуер има своите особености.

Тайната на успеха е в независим и експертен анализ на складовите процеси в контекста на фирмената дейности, както и на връзките с останали организации във веригата на доставките.