Внедряване на софтуер с минимални сътресения в организацията

След като имаме нов софтуерен продукт, как той да замести стария бързо, лесно и ефективно

Тайната е в правилната стратегия за въвеждане. Внедряване на софтуер е сложна задача и налага използване на smart подходи. Тази част от процеса не е просто определяне на ден и час, в който новата система да заработи, а донякъде е свързана с минимизиране на негативните ефекти от промяната и намаляване на времето за достигане до желания ефект.

В теорията е написано много по темата. Има сигурно десетки модели как се прави… Изследвани са и редица психологически моменти, като дори е изведена т.нар. крива на промяната. При нея се изследва вътрешната съпротива на фирмата към нововъведението. Все пак стратегиите за внедряване на софтуер, както и на информационна система в логистиката и веригите на доставките могат да бъдат сведени до четири основни:

  • директно въвеждане на новата система;
  • паралелно въвеждане;
  • етапно въвеждане;
  • пилотно въвеждане.

 

Директното въвеждане на софтуер

При директното въвеждане на новата система се избира момент, в който старата престава да функционира и всички дейности се пренасочват към новата. Този подход показва висока решителност от страна на ръководството да направи пълно заместване на текущата. Изключително важно е при неговото прилагане да има ясен график с предварително уточнени задачи и отговорници. Водещият задвижващ фактор на процеса е добрият план. Този подход е удачен поради сравнително високата вероятност за успех. Ако планът е достатъчно добър, той ще бъде приложен и новата система ще заработи успешно.

Недостатъците на този подход са в две посоки. Първата е финансова – за да бъде приложен е наложително да се осигурят всички необходими ресурси предварително. Другият недостатък е свързан със „стреса“ на организацията и необратимостта на процеса. Обикновено пълното изместване на старата информационна система от нова предизвиква трудна и болезнена адаптация на екипа към новите правила. Възстановяването на старата система при евентуален провал е трудно и скъпо.

Паралелното въвеждане на софтуер

При паралелното въвеждане част от тези негативи са избегнати. При този подход за определено време старата и новата система функционират заедно, като в подходящ момент старата система престава да функционира. В този случай рискът от неуспех е сравнително по-малък, защото, докато функционират двете системи и във всеки един момент, организацията може да се завърне към старата информационна система. Задвижващият фактор е изграждането на доверие към новото решение. Очаква се с времето новата система да бъде възприета от нейните ползватели (служителите), да покаже своите възможности и преходът да се осъществи плавно и естествено. Основен недостатък на паралелното въвеждане е необходимостта от твърде много финансови ресурси. Едновременното функциониране и на двете системи е свързано с почти двойни разходи.

Поетапното въвеждане на софтуер

Третият подход е поетапното въвеждане. При него новата система се въвежда на етапи в продължение на много дълъг период от време. Отново задвижващ елемент е планът за въвеждане, но той е изготвен по такъв начин, че промяната да не стресира организацията. Положителните страни на това решение са сравнително ниският риск, възможността да се правят доработки и промени в движение, необходимите финансови ресурси трябва да бъдат осигурявани отделно за всеки от етапите, а не изцяло и пр. Недостатък са високите разходи по въвеждане, както и необходимостта да се управлява изключително сложен процес по интеграция.

Пилотно въвеждане на софтуер

Последният подход е пилотно въвеждане на новата система, който е най-сложен. При него се провежда предварително тестване на новата система в реална среда и според резултатите се нанасят определени корекции. Водещото при него са експериментите и обучението в движение. Като цяло процесът е трудно прогнозируем поради наличието на множеството фактори.

стратегии за въвеждане на нов софтуер

Графично сравнение между отделните стратегии

 

Как да изберем правилната стратегия на практика

Изборът на един или друг подход се мотивира от редица явни и скрити фактори, като не всички могат да бъдат обхванати. Въпреки това за целите на логистиката и веригите на доставки можем да се водим от следните правила, с условията на средата и съответните решения:

 

Директно
въвеждане
Паралелно или
поетапно въвеждане
Пилотно
въвеждане
Условия на средатаОпределеност
на средата
ВисокаСравнително високаНиска
Финансови
средства
ОграничениЦелевиНеопределени
Срокове за
въвеждане
КраткиНеограничениНеопределени
Цели на проектаЯсниСравнително ясниНеясни
Опасност при
провал
НискаПо-скоро високаВисока
Подкрепа от
ръководството
ВисокаНеопределенаНеопределена

 

И всичко това е само началото…

След това всяка фирма се сблъсква с редица проблеми преди внедряване на софтуер – технически, персонални, финансови, та дори и с това, че хората не харесват новия интерфейс. Надали някой предполага, че служителите ще посрещнат новата система с радост и въодушевление. Хората не обичат промените, колкото и те да се харесват на мениджърите.

Затова ние можем да помогнем с разни малки тайни как процесът по внедряване да върви гладко. Вижте повече за нашите продукти.

 

По темата са използвани следните източници: Информационни системи и технологии в логистиката (2015)

Може също да ви е интересно

Какво е пикинг или комисиониране?

В този пост ще разкрием част от значението на думите…

Важни стъпки в управлението на склада

Решихме да развием текстовете от поста „Няколко забравени истини за…

Логистика значение

Логистика значение - интересен въпрос. Нека поговорим накратко за нейната…