След като имаме нов софтуерен продукт, как той да замести стария бързо, лесно и ефективно
Тайната е в правилната стратегия за въвеждане. Внедряване на софтуер е сложна задача и налага използване на smart подходи. Тази част от процеса не е просто определяне на ден и час, в който новата система да заработи, а донякъде е свързана с минимизиране на негативните ефекти от промяната и намаляване на времето за достигане до желания ефект.
В теорията е написано много по темата. Има сигурно десетки модели как се прави… Изследвани са и редица психологически моменти, като дори е изведена т.нар. крива на промяната. При нея се изследва вътрешната съпротива на фирмата към нововъведението. Все пак стратегиите за внедряване на софтуер, както и на информационна система в логистиката и веригите на доставките могат да бъдат сведени до четири основни:
- директно въвеждане на новата система;
- паралелно въвеждане;
- етапно въвеждане;
- пилотно въвеждане.
Директното въвеждане на софтуер
При директното въвеждане на новата система се избира момент, в който старата престава да функционира и всички дейности се пренасочват към новата. Този подход показва висока решителност от страна на ръководството да направи пълно заместване на текущата. Изключително важно е при неговото прилагане да има ясен график с предварително уточнени задачи и отговорници. Водещият задвижващ фактор на процеса е добрият план. Този подход е удачен поради сравнително високата вероятност за успех. Ако планът е достатъчно добър, той ще бъде приложен и новата система ще заработи успешно.
Недостатъците на този подход са в две посоки. Първата е финансова – за да бъде приложен е наложително да се осигурят всички необходими ресурси предварително. Другият недостатък е свързан със „стреса“ на организацията и необратимостта на процеса. Обикновено пълното изместване на старата информационна система от нова предизвиква трудна и болезнена адаптация на екипа към новите правила. Възстановяването на старата система при евентуален провал е трудно и скъпо.
Паралелното въвеждане на софтуер
При паралелното въвеждане част от тези негативи са избегнати. При този подход за определено време старата и новата система функционират заедно, като в подходящ момент старата система престава да функционира. В този случай рискът от неуспех е сравнително по-малък, защото, докато функционират двете системи и във всеки един момент, организацията може да се завърне към старата информационна система. Задвижващият фактор е изграждането на доверие към новото решение. Очаква се с времето новата система да бъде възприета от нейните ползватели (служителите), да покаже своите възможности и преходът да се осъществи плавно и естествено. Основен недостатък на паралелното въвеждане е необходимостта от твърде много финансови ресурси. Едновременното функциониране и на двете системи е свързано с почти двойни разходи.
Поетапното въвеждане на софтуер
Третият подход е поетапното въвеждане. При него новата система се въвежда на етапи в продължение на много дълъг период от време. Отново задвижващ елемент е планът за въвеждане, но той е изготвен по такъв начин, че промяната да не стресира организацията. Положителните страни на това решение са сравнително ниският риск, възможността да се правят доработки и промени в движение, необходимите финансови ресурси трябва да бъдат осигурявани отделно за всеки от етапите, а не изцяло и пр. Недостатък са високите разходи по въвеждане, както и необходимостта да се управлява изключително сложен процес по интеграция.
Пилотно въвеждане на софтуер
Последният подход е пилотно въвеждане на новата система, който е най-сложен. При него се провежда предварително тестване на новата система в реална среда и според резултатите се нанасят определени корекции. Водещото при него са експериментите и обучението в движение. Като цяло процесът е трудно прогнозируем поради наличието на множеството фактори.
Графично сравнение между отделните стратегии
Как да изберем правилната стратегия на практика
Изборът на един или друг подход се мотивира от редица явни и скрити фактори, като не всички могат да бъдат обхванати. Въпреки това за целите на логистиката и веригите на доставки можем да се водим от следните правила, с условията на средата и съответните решения:
| Директно въвеждане | Паралелно или поетапно въвеждане | Пилотно въвеждане | ||
| Условия на средата | Определеност на средата | Висока | Сравнително висока | Ниска |
| Финансови средства | Ограничени | Целеви | Неопределени | |
| Срокове за въвеждане | Кратки | Неограничени | Неопределени | |
| Цели на проекта | Ясни | Сравнително ясни | Неясни | |
| Опасност при провал | Ниска | По-скоро висока | Висока | |
| Подкрепа от ръководството | Висока | Неопределена | Неопределена |
И всичко това е само началото…
След това всяка фирма се сблъсква с редица проблеми преди внедряване на софтуер – технически, персонални, финансови, та дори и с това, че хората не харесват новия интерфейс. Надали някой предполага, че служителите ще посрещнат новата система с радост и въодушевление. Хората не обичат промените, колкото и те да се харесват на мениджърите.
Затова ние можем да помогнем с разни малки тайни как процесът по внедряване да върви гладко. Вижте повече за нашите продукти.
По темата са използвани следните източници: Информационни системи и технологии в логистиката (2015)
